個人情報取扱に関する基本姿勢

弊社は、個人情報保護に関する法令を遵守し、その取扱及び保護等について、個人情報保護法の規定に基づき、下記のとおりご説明いたします。

1.個人情報の取得

弊社は、お客様の氏名・性別・生年月日・住所・電話番号・メールアドレス・お客様からご提示いただいた緊急時の第二連絡先などの、特定個人を識別することができる情報として個人情報保護法の対象となる情報を、以下に定める場合に適正な手段により取得します。

① 弊社の商品やサービスについてお問合せいただいたとき

② 弊社の商品やサービスについてお申込みをいただいたとき

③ 弊社の商品やサービスのご契約をいただいたとき

④ アンケート調査その他の調査にご協力いただいたとき

⑤ お電話・メールその他の通信手段で弊社にご連絡いただいたとき

⑥ 施設の入退館管理および監視カメラなどの防犯システムに履歴が残されたとき

⑦ その他、法令で認められる方法により取得するとき

2.利用目的

弊社がお客様の個人情報を利用する際には、法令により例外と認められている場合、ならびにご本人の同意を得た場合を除き、以下の目的の範囲内で適切に利用いたします。

①商品の勧誘・販売又はサービスの案内を行うため

② お客様との契約に関する事務を行うため(注釈:契約関係の管理、ご利用料等の請求、商品やサービスの提供に関する契約上の弊社の権利行使または義務の履行を含む)

③ サービスの提供を行うため(注釈:市場動向やお客さまのご要望などに関する調査や分析、ダイレクトメールの送付を含む)

④ 前記の他、弊社が取扱を認められた業務・サービスの勧誘等を行うため(注釈:アンケートやその他の方法でお客さまのご意見を求める行為を含む)

⑤ 適合性の原則等に照らした商品・サービスの提供の妥当性を判断するため(注釈:弊社が運営または管理する施設の安全管理のための行為を含む)

⑥ お客様ご本人であること若しくはお客様ご本院の代理人、又は法人のお客様の代表者等、取引担当者本人若しくはその代理人であることを確認するため

⑦お客様に対し、取引結果、残高等の報告を行うため

⑧お客様とのお取引に関する事務処理・審査・記録の保管のため

⑨経理管理・内部管理を行うため

⑩その他、お客様とのお取引を適切かつ円滑に履行するため

3.個人情報の第三者への提供

弊社は、お客様の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供いたしません。ただし、個人情報保護法その他の法令に別途定めがある場合など以下に定める場合を除きます。

① 国の機関や地方公共団体による調査に協力すべきとき。

② お客様の生命や財産の安全が確認できず、お客様ご本人に意思を確認することが困難なとき。

③ 「秘密保持契約書」を締結した業務委託会社に当社の適切な監督下で顧客や市場の調査、債権回収その他サービス業務の一部を委託するとき。

④ 事業運営に伴い運営管理、警備、集金代行等を委託するとき。

⑤ 事業運営に伴い調査、コンサルティング業務等を委託するとき。

⑥ 弊社が組織再編や合併などに際して相手方が必要とする調査を実施するにあたり、「秘密保持契約書」を締結した相手方との間で個人情報を共有する必要があるとき。

4.個人情報の保護対策

①弊社の従業者に対して個人情報保護のための教育を定期的に行い、お客様の個人情報を厳重に管理いたします。

②弊社のデータベース等に対する必要な安全管理措置を実施いたします。

5.個人情報処理の外部委託

弊社が保有する個人データの扱いの全部又は一部について外部委託をするときは、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。

6.個人情報の共同利用

お客様の個人情報は、弊社が運営する施設の所有者や関連会社、および株主との間で共同利用することがあります。その際には、個人情報保護法に定める別途必要な処置を講じます。なお、個人データを共同して利用する共同利用者は、当社の兄弟会社である日本法人HJアセット・マネージメント株式会社およびハウジング・ジャパン株式会社とします。HJアセット・マネージメント株式会社の利用目的は上記の通りです。

<共同利用される個人情報>

弊社が共同利用者と共同して利用する個人データの項目は、お客様の氏名・住所・電話番号・FAX番号・生年月日・性別・職業や勤務先・国籍・電子メールアドレス・お客様からご提示いただいた緊急時の第二連絡先・お取引情報などの情報となります。

<共同利用者の利用目的>

ハウジング・ジャパン株式会社は、取得したお客様の個人情報について、次の事業内容及び利用目的の達成に必要な範囲においてお取り扱いします。

①不動産の売買契約又賃貸借契約の相手方を探索するため、売買、賃貸借、仲介、管理等に関する契約(連帯保証契約を含む)を締結するため及び契約に基づく役務を提供するため

②上記の目的を達成するために必要な範囲で、契約の相手方及び売買・賃貸借希望者、宅建業者、指定流通機構、物件情報を書面又はインターネットで提供する者・団体・広告会社・融資に係る金融機関、登記・評価等に関わる司法書士・不動産鑑定士その他専門家、提携損保会社、不動産管理業者、保証委託会社又はお客様の同意を得た第三者に対して提供するため

③上記①②の業務に付随する、お客様にとって有用と思われる当社及び提携先のご案内や商品の発送、関連するアフターサービス、管理においてのメンテナンス等の業務に関する事項をお知らせするため

④宅建業法第49条に基づく帳簿として及びその資料を保管するため

⑤不動産の売買、賃貸借等に関する価格査定を行うため

7.個人情報の開示請求及び訂正、利用の停止等の申出及び取扱に関するお問合せ

お客様よりご自身の個人情報に関する開示の請求があった場合、弊社が保有する個人情報を開示いたします。ただし下記のいずれかに該当する場合には、開示できない場合がございます。

①開示請求者の身元が確認できない場合

②開示等の請求手続きに不備がある場合

③開示請求の対象が当社の保有個人データに該当しない場合

④ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益や当社の施設の安全を害するおそれがある場合

⑤弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

⑦ 情報の開示が他の法令に違反することになる場合

個人情報開示、訂正・利用停止のご請求にあたっては、弊社で定める手順に沿っていただきますようお願いいたします。また、弊社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合は、個人情報の利用を停止することができないことがあります。なお、開示請求については手数料を頂戴する場合があります。お手続き方法や手数料などの詳細につきましては、下記の窓口にお問合せください。

【株式会社トランクルーム東京 個人情報相談窓口】

TEL:0120-136-813(営業時間:平日10:00~18:00)

東京都港区麻布台1-11-9
株式会社トランクルーム東京